Tổ chức hội nghị trực tuyến – Top 5 những lưu ý đáng quan tâm

Thay vì tổ chức hội nghị truyền thống thì hiện nay các doanh nghiệp thường chuyển sang hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến nhằm nâng cao khả năng truyền thông cũng như tiếp cận đông đảo khán giả hơn. Để buổi hội nghị trực tuyến diễn ra thành công và đạt hiệu quả như mong muốn thì doanh nghiệp cần quan tâm tới những vấn đề sau đây.

Doanh nghiệp nên tổ chức hội nghị trực tuyến. Vì sao thế?

Tổ chức chương trình hội nghị trực tuyến là gì?

Hội nghị trực tuyến là loại hình hội nghị được phát sóng trực tiếp thông qua môi trường trực tuyến. Người tham gia có thể kết nối, tương tác với nhau và với đơn vị tổ chức hội nghị trực tuyến bằng mạng internet. Nhờ các công nghệ tổ chức chương trình hội nghị trực tuyến tiên tiến như hiện nay đã giúp người tham gia có thêm thật nhiều trải nghiệm tuyệt vời, đồng thời tăng hiệu quả tổ chức hội nghị cho doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp nên tổ chức chương trình hội nghị trực tuyến?

Hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến không chỉ là giải pháp hội nghị, giải pháp truyền thông hoàn hảo và còn là xu hướng nổi bật đáng chú ý trong tương lai vì nó mang lại vô số lợi ích tuyệt vời hơn hẳn hình thức tổ chức hội nghị truyền thống. Lý do khiến mọi doanh nghiệp mong muốn tổ chức chương trình hội nghị trực tuyến thay vì hội nghị truyền thống là do hội nghị trực tuyến sở hữu vô vàn ưu điểm bao gồm:

• Giúp buổi hội nghị dễ dàng tiếp cận đông đảo người xem, điều này góp phần phủ sóng và tăng hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp
• Tiết kiệm tối đa chi phí, tiết kiệm thời gian về vấn đề đi lại, tìm kiếm địa điểm tổ chức, đầu tư trang thiết bị
• Tăng cường tương tác, kết nối liên tục cùng khách hàng thông qua mạng xã hội
• Quá trình trình bày, thuyết trình, chia sẻ thông tin hội nghị diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng

Lưu ý khi tổ chức hội nghị trực tuyến và đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín

Bỏ túi ngay 5 lưu ý quan trọng khi tổ chức chương trình hội nghị trực tuyến

Thực hiện truyền thông trước thời điểm diễn ra hội nghị

Dẫu biết tổ chức hội nghị trực tuyến sẽ tiếp cận đông đảo khách hàng hơn tổ chức hội nghị truyền thống nhưng doanh nghiệp đừng quên chú trọng vào công tác thực hiện truyền thông trước thời điểm diễn ra hội nghị. Việc truyền thông khiến khách hàng chú ý tới doanh nghiệp, khi ấy họ tự biết chính xác khung giờ để dành thời gian theo dõi chương trình hội nghị mà doanh nghiệp tổ chức.

Giữa thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì có rất nhiều phương thức giúp doanh nghiệp truyền thông một cách hiệu quả. Doanh nghiệp hãy tận dụng những kênh truyền thông phổ biến như mạng xã hội, website, email marketing,… đồng thời lựa chọn nội dung thông báo bắt mắt, phù hợp nhằm thu hút số lượng lớn người tham gia hội nghị trực tuyến.

Lên chủ đề, kịch bản tổ chức hội nghị trực tuyến hoàn chỉnh

Vì là tổ chức hội nghị trực tuyến nên lên chủ đề, kịch bản là vấn đề cực kỳ quan trọng. Dù thuê công ty tổ chức hội nghị hay doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức hội nghị thì doanh nghiệp tuyệt đối đừng lơ là vấn đề này. Thay vào đó chủ đề, kịch bản chương trình cần được lên kế hoạch cụ thể từ trước. Đặc biệt, chủ đề cũng như kịch bản phải đảm bảo ấn tượng, thu hút công chúng.

Ngoài ra, khi tổ chức hội nghị trực tuyến thì doanh nghiệp nên chú ý mỗi chương trình luôn yêu cầu có một chủ đề thống nhất. Thực tế thì chủ đề không chỉ là linh hồn của hội nghị mà còn góp phần to lớn quyết định đến việc hội nghị thành công hay thất bại. Chủ đề hội nghị hấp dẫn, thuyết phục dĩ nhiên sẽ đem tới nhiều hứng thú, khiến khách hàng cảm thấy không lãng phí thời gian khi xem hết buổi hội nghị.

Chuẩn bị đầy đủ hệ thống trang thiết bị

Đối với nhu cầu tổ chức hội nghị trực tuyến thì chuẩn bị đầy đủ hệ thống trang thiết bị thu, phát, màn hình trình chiếu,… là điều vô cùng quan trọng bởi đây là cầu nối giao lưu chính giữa doanh nghiệp với người tham gia. Một buổi hội nghị trực tuyến sẽ không đạt hiệu quả cao nếu thiếu hình ảnh webcam vì khi không nhìn thấy diễn giả hoặc doanh nghiệp, khách hàng sẽ không có được cảm giác thú vị như đang theo dõi chương trình hội nghị thực thụ.

Bên cạnh đó, cho người tham gia nhìn thấy rõ hình ảnh của người dẫn chương trình cũng như diễn giả còn tạo nên cảm giác gần gũi và bầu không khi sinh động khi có những cuộc tương tác, trao đổi thông tin trực tuyến, từ đó người tham gia sẽ không bị cảm giác nhàm chán.

Đặc biệt doanh nghiệp nên chú ý các vấn đề sau đây nhằm mang đến nhiều hiệu quả khi tổ chức hội nghị trực tuyến:

• Kiểm tra chất lượng âm thanh, chất lượng hình ảnh trước khi phát sóng
• Sử dụng máy quay, thiết bị thu âm đạt chất lượng cao, vận hành tốt
• Thường xuyên kiểm tra kết nối mạng để đảm bảo đường truyền ổn định khi phát sóng chương trình hội nghị

Tương tác liên tục với người tham gia

Để tổ chức hội nghị trực tuyến thành công mỹ mãn thì doanh nghiệp hãy chủ động tận dụng tối đa sự đa dạng mà buổi hội nghị trực tuyến mang lại bằng cách tạo ra môi trường tương tác cởi mở, có sự giao tiếp 2 chiều giữa diễn giả và người tham gia. Cùng với đó, doanh nghiệp cần liên tục đặt ra những câu hỏi xem thử người tham gia trả lời như thế nào, đồng thời cho phép người tham gia đặt câu hỏi để diễn giả tiến hành giải đáp.

Thực hiện tương tác liên tục với người tham gia sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm được insight khách hàng cũng như gây sự chú ý mãnh liệt kéo người xem ở lại buổi hội nghị trực tuyến lâu hơn.

Tối ưu những thông tin truyền tải tới người xem

Khi truyền tải thông tin tới người xem thì doanh nghiệp nên chú ý lựa chọn những thông tin trọng tâm, ý nghĩa, cô động để giúp người xem dễ dàng tiếp nhận và nhanh chóng ghi nhớ thông tin. Sở dĩ doanh nghiệp phải chú ý vấn đề tối ưu thông tin truyền tải vì đây là hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến, người xem chỉ có thể tiếp nhận thông tin qua màn hình. Nếu nội dung quá rườm rà, quá dài dòng sẽ khiến quá trình tiếp nhận thông tin của họ bị hạn chế, làm họ bực bội, khó chịu.

Thêm một lời khuyên chân thành dành cho doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả tổ chức hội nghị trực tuyến đó chính là doanh nghiệp cần hướng đến việc sử dụng sơ đồ, đồ họa hoặc các số liệu thống kê, đồng thời đơn giản hóa thông tin rồi hãy tiến hành truyền tải tới người tham gia. Hãy chú ý rằng, bất cứ ai cũng muốn tìm hiểu và ghi nhớ những thông tin ngắn gọn, xúc tích chứ chẳng ai muốn nhét vào đầu những thông tin dài dòng, phức tạp.

Tiết lộ cho bạn đơn vị tổ chức hội nghị trực tuyến uy tín số 1

Phúc Thành Nhân là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực truyền thông, từng tổ chức thành công vô số chương trình hội nghị trực tuyến, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ cũng như khẳng định đẳng cấp thương hiệu một cách rõ ràng hơn bao giờ hết. Dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến của chúng tôi đã và đang được đông đảo doanh nghiệp đánh giá cao.

Với nền tảng kinh nghiệm dày dặn, hệ thống trang thiết bị tổ chức hội nghị trực tuyến tiên tiến, đội ngũ kỹ thuật viên tài năng kết hợp cùng tinh thần phục vụ đầy trách nhiệm, đầy nhiệt huyết, Phúc Thành Nhân cam kết mang tới cho doanh nghiệp loại hình dịch vụ tiện ích số 1, bên cạnh đó là mức giá dịch vụ phải chăng vô cùng.

Kinh nghiệm hữu ích:

• Những lưu ý khi tìm địa điểm thuê Studio người mới nên biết 2022

Như vậy là chúng tôi đã tiết lộ cho bạn hết những lưu ý quan trọng khi tổ chức hội nghị trực tuyến. Chúng tôi dám chắc chắn một điều rằng buổi hội nghị của doanh nghiệp sẽ diễn ra thành công mỹ mãn nếu doanh nghiệp chú ý áp dụng các kinh nghiệm bên trên.