Sự kiện thực tế ảo là gì? Thông tin hữu ích về sự kiện thực tế ảo

Sự kiện thực tế ảo hiện đang là hình thức tổ chức sự kiện được quan tâm bậc nhất. Vậy, bạn đã biết sự kiện thực tế ảo là gì chưa? Nếu muốn tìm hiểu về sự kiện thực tế ảo thì bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết đấy!

Sự kiện thực tế ảo là gì? Những thông tin mà bạn cần biết về sự kiện thực tế ảo

Sự kiện thực tế ảo là gì?

Sự kiện thực tế ảo bắt nguồn từ tên gọi tiếng Anh là “Virtual Event”. Nghe qua thì có vẻ khó hình dung, hiểu đơn giản thì sự kiện thực tế ảo chỉ bất kỳ những sự kiện, hội nghị, hội thảo, cuộc họp cuộc gặp… được tổ chức diễn ra trên nền tảng trực tuyến thay vì một địa điểm xác định trong thực tế. Đây là lựa chọn được nhiều đơn vị tổ chức ưu tiên hàng đầu hiện nay.

Sự kiện thực tế ảo phụ thuộc nhiều vào các thiết bị, công nghệ. Sự kiện này là sự kết hợp giữa nhiều nguồn hình thức dữ liệu/nguồn hình ảnh/video… bao gồm hai hình thức đó là ghi hình biên tập và phát lại dưới hình thức live (Recorded 100%) hoặc kết hợp giữa ghi hình phát live, xen kẽ các nguồn tư liệu có sẵn trên các nền tảng truyền thông xã hội (Live 70%, Recorded 30%)

Lợi ích khi tổ chức sự kiện thực tế ảo là gì?

Vậy là bạn đã biết sự kiện thực tế ảo là gì rồi đúng không nào. Vậy thì tại sao nên tổ chức sự kiện thực tế ảo? Câu trả lời nằm ở những lợi ích thiết thực mà hình thức tổ chức sự kiện này mang tới như sau:

• Mang lại hiệu quả cao

Trong thời đại 4.0 thì sự kiện tổ chức theo phương thức truyền thống cũng dần không còn là ưu tiên hàng đầu nữa. Tổ chức sự kiện thực tế ảo có thể nói là xu hướng hiện nay. Nhất là khi đại dịch Covid-19 vẫn còn. Việc tổ chức sự kiện thực tế ảo sẽ giúp khán giả tham gia dễ dàng hơn. Chính vì thế nên đầu tư vào sự kiện thực tế có thể nói là một quyết định khôn ngoan tại thời điểm này.

• Khả năng kết nối cao

Dù là ở bất cứ nơi đâu thì bạn cũng có thể tham dự sự kiện thực tế ảo. Hình thức tổ chức sự kiện này không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý. Nhờ đó mà bạn có thể tiếp cận đến những đối tượng khán giả, khách hàng ở khắp mọi nơi. Đây chính là cơ hội để giới thiệu sản phẩm, thay đổi chiến lược bán hàng, xây dựng chiến lược truyền thông nhằm nâng cao độ phủ sóng của thương hiệu và tăng doanh thu.

• Không giới hạn người tham gia

Một số sự kiện thực tế ảo có thể tổ chức với số lượng người tham gia không giới hạn. Đối với các sự kiện muốn hướng tới khán giả ở nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới thì sự kiện thực tế ảo là một lựa chọn không thể nào thực tế hơn. Dù người tham gia đông đảo nhưng vẫn rất dễ dàng quản lý, đảm bảo sự kiện diễn ra ổn định nhờ các tính năng của một số phần mềm chuyên nghiệp hiện nay.

• Tương tác dễ dàng

Sự kiện thực tế ảo là nơi mà khán giả với các khách mời có thể tương tác với nhau hiệu quả nhất. Với các thiết bị hỗ trợ, khản giả cũng sẽ có những trải nghiệm chân thực nhất. Trong khi đó, nếu tham gia sự kiện thông thường thì sự tương tác, trải nghiệm của khán giả thường sẽ không nhiều. Vì vậy, hãy tận dụng sự kiện thực tế ảo để kết nối với khán giả một cách tối đa bạn nhé!

• Phù hợp nhiều sự kiện

Hầu hết các sự kiện từ nhiều lĩnh vực hiện nay như: giảng dạy, đào tạo, công nghệ, giải trí… đều có thể tổ chức ở dạng thực tế ảo. Đặc biệt là các sự kiện giới thiệu sản phẩm công nghệ, sự kiện giải trí sẽ mang đến cho khán giả những trải nghiệm chân thật, sống động nhất. Thậm chí, sự kiện thực tế ảo còn đem đến thành công hơn cả tổ chức sự kiện theo phương thức truyền thống nữa đấy!

• Không cần nhiều nhân sự

Hầu hết các sự kiện từ trước đến nay đều cần một lượng nhân viên hùng hậu để chuẩn bị cũng như tiến hành sự kiện. Trong khi dịch Covid-19 vẫn còn bùng phát ở nhiều nơi thì nguồn nhân lực thường không đủ đáp ứng để tổ chức sự kiện như bình thường. Tổ chức sự kiện thực tế ảo đa phần sẽ nhờ vào các máy móc, thiết bị giúp bạn không cần phải quá lo lắng về đội ngũ nhân lực có đáp ứng hay không.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện thực tế ảo

• Truyền tải nội dung

Sáng tạo thông điệp hợp lý, hướng tới đúng đối tượng khán giả để có thể đầu tư các thiết bị khi tổ chức sự kiện thực tế ảo là điều cực kỳ quan trọng. Hãy lên một kịch bản tổ chức rõ ràng, với thông điệp sáng tạo cũng nhưng phù hợp với đối tượng tham dự. Như vậy thì khâu chuẩn bị cũng sẽ dễ dàng hơn và khi tổ chức sẽ thu hút được khán giả theo như ý muốn của bạn.

• Kích thích giác quan

Trải nghiệm chính là yếu tố được đặt lên hàng đầu đối với bất kỳ sự kiện thực tế ảo nào. Vậy nên, một sự kiện thực tế ảo thành công chính là sự kiện khiến cho khán giả cảm thấy thỏa mãn, kích thích giác quan thông qua những hình ảnh, âm thanh cực đỉnh. Đừng ngần ngại đầu tư “tới nơi tới chốn” khi tổ chức sự kiện thực tế ảo. Chắc chắn kết quả đạt được sẽ khiến bạn hài lòng đấy!

• Ngân sách

Như đã nói ở trên, khi tổ chức sự kiện thực tế ảo thì ta phải đầu tư rất nhiều. Chính vì lẽ đó, bạn phải dự trù ngân sách thật kỹ lưỡng. Hãy lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện, nắm rõ các khoản cần phải chi đồng thời phân bổ ngân sách sao cho hợp lý nhất. Một khi đã đầu tư là phải đầu tư cho đúng đắn để có thể mang đến thành công như mong đợi bạn nhé!

• Địa điểm tổ chức

Đối với sự kiện thực tế ảo thì việc lựa chọn địa điểm tổ chức không quá khó khăn như tổ chức sự kiện thông thường. Tuy nhiên, việc chọn nơi tổ chức chuyên nghiệp cũng không phải là đơn giản. Nơi tổ chức sự kiện thực tế ảo đòi hỏi kích thước gian phòng, vấn đề phục vụ, vận chuyển, vị trí, âm thanh ánh sáng, hình ảnh… và đặc biệt nhất là internet ổn định. Còn về khán giả thì họ có không phải đến tận nơi mà có thể tham dự tại nhà bằng thiết bị công nghệ.

• Quản lý hậu cần

Công tác hậu cần luôn là điều cần phải hết sức quan tâm dù là tổ chức sự kiện truyền thống hay sự kiện thực tế ảo. Việc quản lý hậu cần bao gồm các nhiệm vụ như đặt phòng khách sạn, đăng ký sự kiện, phòng thiết lập, phối hợp vận chuyển, điện và internet, thiết bị trình bày, chiếu sáng, phục vụ… Trước khi sự kiện thực tế ảo diễn ra thì việc thực hiện bài bản các hạng mục này sẽ giúp cho sự kiện được tiến hành suôn sẻ đúng theo kế hoạch đặt ra ban đầu.

• Lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ

Ngày nay, dù là tổ chức sự kiện thông thường hay sự kiện thực tế ảo thì người ta cũng thường nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp dịch vụ. Lựa chọn nơi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện thực tế ảo uy tín sẽ chắc chắn sẽ giúp bạn yên tâm hơn, cũng như góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện. Hãy dành nhiều thời gian để tìm kiếm, so sánh các đơn vị với nhau và tham khảo ý kiến từ những người có kinh nghiệm để đưa ra quyết định chính xác nhé!

Có thể bạn quan tâm: Cho thuê phòng họp trực tuyến tiện nghi và vô cùng hiện đại

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã biết được sự kiện thực tế ảo là gì cùng với những thông tin liên quan đến sự kiện thực tế ảo. Cảm ơn bạn vì đã theo dõi bài viết nhé!